Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Loisto setlementti ry on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien asiakkaiden yksityisyyttä. Meille on tärkeää, että jokainen kokee voivansa osallistua toimintaamme turvallisesti ja luottamuksellisesti. Tällä tietosuojaselosteella haluamme kertoa, mitä tietoja keräämme toiminnassa mukana olevista asiakkaistamme ja miksi näitä tietoja kerätään. Tämä tietosuojaseloste koskettaa kaikkia eri toimintamuotojamme, joita ovat: Espoon ja Helsingin Tyttöjen Talot, Poikien Talo, Itä-Pasilan kulttuurisensitiivinen nuorisotyö, Saunalahden tukiasuntoyhteisö, Kunniakäsityksiin ja -koflikteihin liittyvä työ, Silmu-toiminta, seksuaaliterveystyö, seksuaaliväkivaltatyö, Loisto paja, digitaalinen sosiaalinen nuorisotyö sekä kaikki muut toimintamuotojen alaiset vaihtuvat hankkeet sekä projektit. Olemme koko organisaationa sitoutuneet siihen, että toimimme 25.5.2018 voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Yhteydenotottietosuojaa sekä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa: Loisto setlementti ry Hämeentie 13 A, 00530 Helsinki, loisto@loistosetlementti.fi.
2. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus – eli miksi keräämme kävijöistämme tietoja?
Keräämme Loisto setlementti ry:n eri toiminnoissa mukana olevista asiakkaista, vapaaehtoisista sekä yhteistyökumppaneista tietoja, joita käytetään toiminnan järjestämiseen, arviointiin sekä kehittämiseen. Keräämämme tilastointitiedot ja kävijäpalautteet eivät ole yksilöitävissä. Yksilöllisen tuen piirissä olevien asiakkaiden henkilötietoja käytetään asiakasprosessien hallintaan sekä palvelutarpeen kartoittamiseen. Lisäksi asiakkaan meille luovuttamia tietoja saatetaan tarvita tämän elintärkeiden etujen suojaamiseen, kuten rikosasioiden selvittely poliisin toimesta, lastensuojeluilmoituksen tekeminen, yhteydenotto hätäkeskukseen.
Milloin emme kerää henkilötietoja
Loisto setlementti ry:n toimintaperiaatteisiin kuuluu myös oikeus osallistua toimintamme anonyymisti. Näissä tilanteissa emme kerää mitään tunnistettavia tietoja, ellei asiakas itse halua meille niitä kertoa. Poikkeuksena tästä lakisääteiset palvelut (mm. psykoterapiatyö sekä tuettu asuminen, työpajatoiminta), joita tuotamme. Näihin palveluihin osallistumisen edellytyksenä on se, että asiakas antaa meille luvan käsitellä henkilötietojaan.
3. Mitä tietoja keräämme
Keräämme järjestön jäsenistä sekä yhteistyökumppaneista tietoja yhteydenpitoa ja toiminnasta tiedottamista varten. Näitä tietoja ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
Loisto setlementti ry:n toiminnassa mukana olevista asiakkaista keräämme yhteydenpitoa, kävijätilastointia sekä yksilöllisen tuen piirissä olevien asiakasprosessien hallintaa varten seuraavia tietoja: nimi, puhelinnumero, sähköposti, ikä, kotipaikkakunta, äidinkieli, status. Lisäksi työntekijämme tekevät kirjauksia yksilöllisen tuen piirissä olevien asiakkaiden tilanteesta, suunnitelluista toimenpiteistä ja tavoitteista.
Kävijätilastointeihin merkitään asiakkaan nimi, ikä, kotipaikkakunta, äidinkieli (jos muu kuin suomi) sekä status. Emme analysoi tietoja yksilötasolla. Luovutamme kävijätilastotietoja ulkopuolisille kokonaislukuina.
Verkossa tapahtuvassa kohtaamistyössä asiakas voi halutessaan luovuttaa itsestään työntekijälle tunnistettavia henkilötietoja, mutta toimintaan saa osallistua myös anonyymisti. Itse tuottamiimme verkkopalveluihin (esimerkiksi chat) osallistuvasta asiakkaasta saamme tietoomme: miltä sivulta käyttäjä on tullut palveluun, millä laitteella/selaimella asiakas on asioinut sekä laitteen IP-osoite. Näillä tiedoilla emme pysty henkilöimään asiakasta. Annetut tiedot säilyvät verkkosivujen ylläpidon puolella yhden vuoden. Teemme sosiaalista nuorisotyötä myös sosiaalisen median alustoilla (Facebook, Whatsapp, Instagram jne.), jotka keräävät käyttäjistään tietoja emmekä pysty vaikuttamaan näiden tietojen keräämiseen asiakkaan puolesta. Pyrimme kaikessa toiminnassamme luottamuksellisuuteen, mutta emme pysty takaamaan sosiaalisen median alustoilla käytyjen keskustelujen tietosuojaa.
4. Rekisterin tietolähteet – miten keräämme tietoa?
Keräämme tietoa toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina. päivitetty 8.6.2020 Loisto setlementti ry | Hämeentie 13, 00530 Helsinki | loisto@loistosetlementti.fi | www.loistosetlementti.fi
5. Tietojen luovuttaminen
Emme luovuta henkilötietoja järjestön ulkopuolelle poikkeuksena tilanteet, joissa nousee lastensuojelullinen huoli tai joissa epäillään suunnitteilla olevaa tai jo tapahtunutta rikosta. Tällöin olemme velvollisia ilmoittamaan mahdollista tutkintaa varten olemassa olevat tiedot viranomaisille (lastensuojelulaki, rikoslaki).
6. Henkilötietojen käsittelijät
Toimintaan osallistuvien henkilötietoja käsittelevät Loisto setlementti ry:n työntekijät sekä joidenkin tietojen osalta vapaaehtoiset. Toimintamme on luottamuksellista ja työntekijöillä sekä vapaaehtoisilla on kaikkea tietoa koskien salassapitovelvollisuus. Tarkempia henkilötietoja sekä kävijätilastointia käsittelevät vain asianosaiset työntekijät.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Loisto setlementti ry:n työntekijät ovat salassapitovelvollisia. Olemme sitoutuneet noudattamaan erityistä varovaisuutta toiminnassa mukana olevien tietojen keräämisen ja säilyttämisen osalta. Keräämiämme henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa tietoturvasuojatussa palvelintilassa, joka on salasanasuojattu ja vain organisaation sisäisessä käytössä. Teemme yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietyt henkilötiedot säilytetään niin, että niihin on pääsy vain asianosaisilla organisaation jäsenillä. Joiltain osin keräämme henkilötietoja myös manuaalisesti eli paperille. Paperille kerättyjä tietoja säilytetään lukitussa kaapissa, joka sijaitsee lukitussa huoneessa. Näihin tietoihin on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä. Tietojen arkistointi ja hävittäminen Henkilötiedot säilytetään vain tarvittava aika, kun asiakas on säännöllisesti mukana toiminnassamme. Käymme säännöllisesti läpi asiakkaista kerättyjä tietoja ja hävitämme ne asianmukaisesti tietosuojajätteenä. Lakisääteisten palveluiden osalta noudatamme tietojen arkistointia ja hävittämistä koskevaa kulloinkin voimassaolevaa lainmukaista ohjeistusta.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
– Tarkistaa sinusta kerätyt henkilötiedot
– Pyytää meitä oikaisemaan tai poistamaan itseäsi koskevia henkilötietoja
– Tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisena osoitteeseen Loisto setlementti ry, Hämeentie 13 A, 00530 Helsinki. Tietojen tarkistamiseksi sovimme ajan, jolloin voit todistettuasi henkilöllisyytesi nähdä mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Joidenkin henkilötietojen osalta meillä voi lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Meillä on mm. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Psykoterapiatyön asiakastietojen säilyttämisen ja poistamisen osalta noudatetaan yleisiä Valviran ohjeita.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
